Rezultatele activităţii de monitorizare a unităţilor administrativ teritoriale de către Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale

Informare privind rezultatele activităţii de monitorizare a unităţile administrativ teritoriale de către Serviciul  Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale pe linia respectării legislaţiei în domeniu. Stadiul predării-preluării documentelor permanente între unitățile administrativ teritoriale și Serviciul  Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale. Deficienţe şi măsuri de remediere.

                                   Prezintă: Serviciul  Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale.

       Arhivele Naţionale şi structurile din subordine îşi desfăşoară activitatea în baza Legii 16/1996, republicată în Monitorul Oficial al României, nr. 293/22.04.2014 şi se ocupă de administrarea, supravegherea şi protecţia specială a Fondului Arhivistic Naţional al României.

      Constituie izvoare istorice şi alcătuiesc             Fondul Arhivistic Naţional al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizaţiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare şi religioase, de către persoane fizice autorizate, profesionişti care îşi desfăşoară activitatea în baza unei legi speciale şi persoane fizice. Acestor documente statul le asigură protecţie specială.

       Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României, în sensul Legii 16/1996, republicate, se înţeleg: actele oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memoriile, manuscrisele, proclamaţiile, chemările, afişele, planurile, schiţele, hărţile, peliculele cinematografice şi alte asemenea mărturii, matricile sigilare, precum şi înregistrările foto, video, audio şi informatice cu valoare istorică, realizate în ţară sau de către creatori români în străinătate.

       La unităţile administraţiei publice locale, activităţile de îndrumare şi control efectuate de către reprezentanţii Serviciului Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale au vizat aspecte legate de:

modul de înregistrare al documentelor şi de predare a acestora între servicii/birouri/compartimente;

constituirea dosarelor, în baza categoriilor de documente şi a termenelor de păstrare;

întocmirea, transmiterea spre confirmare şi aplicarea nomenclatorului arhivistic;

predarea – primirea documentelor, în al doilea an de la creare, la depozitul de arhivă, în baza inventarelor arhivistice şi ale proceselor verbale de predare preluare;

stadiul prelucrării arhivistice a documentelor: fondare, ordonare şi inventariere;

selecţionarea documentelor cu termenele de păstrare expirate;

predarea documentelor permanente (scrise - mai vechi de 30 de ani, tehnice - mai vechi de 50 de ani şi de stare civilă – mai vechi de 100 de ani) la Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale;

numirea comisiei de selecţionare;

acordarea avizului pentru persoana responsabilă de arhivă.

       Activitatea de îndrumare şi control efectuată de către Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale la unităţile administrativ teritoriale de pe raza judeţului ocupă un loc important în planul de activitate al instituţiei.

       În anul 2014, 18 din cele 53 de controale efectuate au avut ca obiect arhiva unităţilor administraţiei locale din judeţul Caraş-Severin.

       Pentru anul 2015, dintre cele 35 de activităţi de îndrumare şi control planificate, 12 au vizat primăriile din mediul urban şi rural. Au fost planificate controale de fond la Primăria municipiului Reşiţa, la Primăria municipiului Caransebeş, la primăriile oraşelor Anina, Băile Herculane, Bocşa, Oraviţa şi Oţelu Roşu şi controale de revenire la primăriile comunelor: Ciudanoviţa, Dalboşeţ, Lăpuşnicul Mare, Lăpuşnicel şi Pojejena. În urma efectuării activităţilor de control au fost constatate deficienţe, fiind aplicate amenzi contravenţionale la primăriile comunelor: Ciudanoviţa, Dalboşeţ, Lăpuşnicul Mare şi Lăpuşnicel.

        Pentru anul 2016 sunt planificate controale de fond la Primăria oraşului Moldova Nouă şi la  primăriile comunelor: Dognecea, Fârliug, Gârnic, Iablaniţa, Lupac, Marga, Ocna de Fier, Ramna, Topleţ, Zorlenţul Mare, Văliug şi Vermeş, controale tematice la primăriile comunelor: Băuţar, Cornea, Forotic, Ticvaniul Mare şi Vrani şi controale de revenire la Primăria municipiului Reşiţa, la primăriile oraşelor Băile Herculane şi Bocşa, precum şi la primăriile comunelor Berzasca, Copăcele, Goruia şi Sicheviţa. Astfel, din cele 59 de controale planificate pentru anul 2016, un număr de 25 vor viza unităţi ale administraţiei publice locale.

       În ceea ce priveşte stadiul predării – preluării documentelor permanente între unităţile administraţiei publice locale şi Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale considerăm relevant tabelul următor, în care sunt trecuţi anii extremi ai documentelor deţinute:

Nr. crt.	Denumirea unităţii administrativ teritoriale	Anii extremi	Observaţii
1	Primăria municipiului Reşiţa	1916-1981
2	Primăria municipiului Caransebeş	1872-1989
3	Primăria oraşului Anina	1885-1975
4	Primăria oraşului Băile Herculane	1875-1980
5	Primăria oraşului Bocşa	1930-1975
6	Primăria oraşului Moldova Nouă	1922-1969	Cantitate extrem de mică preluată
7	Primăria oraşului Oraviţa	1860-1990
8	Primăria oraşului Oţelu Roşu	1923-1975
9	Primăria comunei Armeniş	1920-1970
10	Primăria comunei Bănia	1921-1974
11	Primăria comunei Băuţar	1934-1968
12	Primăria comunei Berlişte	1953-1995
13	Primăria comunei Berzasca	-	Nu au fost predate documentele permanente
14	Primăria comunei Berzovia	1959-1970
15	Primăria comunei Bolvaşniţa	1924-1980
16	Primăria comunei Brebu	1909-1992
17	Primăria comunei Brebu Nou	-	Nu au fost predate documentele permanente
18	Primăria comunei Bucoşniţa	1934-1970
19	Primăria comunei Buchin	1951-1980
20	Primăria comunei Caraşova	1919-1979
21	Primăria comunei Cărbunari	1927-1975
22	Primăria comunei Ciclova Română	1948-1985
23	Primăria comunei Ciuchici	-	Nu au fost predate documentele permanente
24	Primăria comunei Ciudanoviţa	-	Nu au fost predate documentele permanente
25	Primăria comunei Constantin Daicoviciu	1922-1975
26	Primăria comunei Copăcele	1949-1970
27	Primăria comunei Cornea	1930-1973
28	Primăria comunei Cornereva	1928-1991
29	Primăria comunei Coronini	1928-1975
30	Primăria comunei Dalboşeţ	-	Nu au fost predate documentele permanente
31	Primăria comunei Doclin	1927-1968
32	Primăria comunei Dogneacea	1954-1970
33	Primăria comunei Domaşnea	1929-1979
34	Primăria comunei Eftimie Murgu	1864-1980
35	Primăria comunei Ezeriş	1920-1985
36	Primăria comunei Fârliug	1925-1980
37	Primăria comunei Forotic	1948-1970
38	Primăria comunei Gârnic	-	Nu au fost predate documentele permanente
39	Primăria comunei Glimboca	1872-1968
40	Primăria comunei Goruia	-	Nu au fost predate documentele permanente
41	Primăria comunei Grădinari	1939-1975
42	Primăria comunei Iablaniţa	1919-1985
43	Primăria comunei Lăpuşnicel	-	Nu au fost predate documentele permanente
44	Primăria comunei Lăpuşnicul Mare	-	Nu au fost predate documentele permanente
45	Primăria comunei Luncaviţa	1936-1980
46	Primăria comunei Lupac	1931-1980
47	Primăria comunei Marga	1898-1968
48	Primăria comunei Măureni	1872-1970
49	Primăria comunei Mehadia	1905-1975
50	Primăria comunei Mehadica	1943-1980
51	Primăria comunei Naidăş	-	Nu au fost predate documentele permanente
52	Primăria comunei Obreja	1851-1975
53	Primăria comunei Ocna de Fier	1926-1980
54	Primăria comunei Păltiniş	1909-1996
55	Primăria comunei Pojejena	-	Nu au fost predate documentele permanente
56	Primăria comunei Prigor	1876-1975
57	Primăria comunei Ramna	1951-1970
58	Primăria comunei Răcăşdia	1921-1985
59	Primăria comunei Rusca Montană	1896-1967
60	Primăria comunei Sacu	1937-1970
61	Primăria comunei Sasca Montană	1924-1989
62	Primăria comunei Sicheviţa	-	Nu au fost predate documentele permanente
63	Primăria comunei Slatina-Timiş	1872-1975
64	Primăria comunei Socol	1920-1957
65	Primăria comunei Şopotul Nou	-	Nu au fost predate documentele permanente
66	Primăria comunei Teregova	1924-1970
67	Primăria comunei Ticvaniul Mare	1924-1983	Cantitate extrem de mică preluată
68	Primăria comunei Târnova	1927-1970
69	Primăria comunei Topleţ	1923-1975
70	Primăria comunei Turnu Ruieni	1951-1980
71	Primăria comunei Văliug	1905-1976
72	Primăria comunei Vărădia	1950-1975
73	Primăria comunei Vermeş	-	Nu au fost predate documentele permanente
74	Primăria comunei Vrani	1951-1970
75	Primăria comunei Zorlenţu Mare	1919-1968
76	Primăria comunei Zăvoi	1844-1975

       Din acest tabel se poate observa că cele mai multe primării atât din zona urbană, cât şi din cea rurală, au predat documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional al României la Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale. Menţionăm că o parte dintre acestea au predat documentele permanente până la nivelul anului 1968, iar cealaltă parte au ajuns cu predarea până la nivelul anului 1975 sau chiar 1980. Chiar dacă din tabel pot fi observate primării care au predat arhiva până la nivelul anilor 1989 sau chiar 1995, cu câteva excepţii, precizăm că nu este vorba despre serii complete, ci doar de dosare sau de registre care încep într-un an şi sunt finalizate peste 10, 20 sau chiar 25 de ani. La polul opus, identificăm Primăria oraşului Moldova Nouă şi Primăria comunei Ticvaniul Mare care au predat doar o mică cantitate dintre documentele permanente, iar primăriile comunelor: Berzasca, Brebu Nou, Ciuchici, Ciudanoviţa,  Dalboşeţ,  Gârnic, Goruia, Lăpuşnicel, Lăpuşnicul Mare, Naidăş, Pojejena, Sicheviţa, Şopotul Nou şi Vermeş care nu au predat deloc documentele cu valoare istorică şi ştiinţifică aparţinând Fondului Arhivistic Naţional al României la Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale.

       Predarea-preluarea unităţilor arhivistice cu valoare istorico-documentară şi ştiinţifică între unităţile administraţiei publice locale şi Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale nu este simplă, fiind legată de probleme complexe de separare a documentelor pe fonduri (operaţiunea arhivistică de fondare), de ordonarea în cadrul anului şi în cadrul unităţilor arhivistice şi de inventariere. Este vorba despre activităţi care, pe lângă cunoaşterea operaţiunilor de prelucrare arhivistică, implică şi solide cunoştinţe de istorie locală pentru perioada secolelor XIX-XX. Spre exemplificare, doar de la Primăria comunei Constantin Daicoviciu au fost preluate următoarele fonduri arhivistice: Primăria comunei Constantin Daicoviciu (Căvăran), Primăria comunei Peştere, Primăria comunei Mâtnicul Mare, Sfatul Popular al comunei Zăgujeni, Asociaţia Economică Intercooperatistă de Producţie Pomicolă Constantin Daicoviciu, Eforia de Păşuni Zăgujeni, Cooperativa Agricolă de Producţie Constantin Daicoviciu şi Notariatul Cercual Zăgujeni.

        Experienţa de până în prezent dovedeşte faptul că o arhivă greşit prelucrată arhivistic este extrem de greu accesibilă pentru o utilizare viitoare. Astfel, dacă în cuprinsul unui dosar nu sunt trecute pe scurt toate problemele importante la care acesta se referă, suntem în situaţia de a putea omite cercetarea respectivei unităţi arhivistice, răspunsul eliberat fiind greşit sau incomplet. De asemenea, în multe situaţii arhivele mai multor primării, asociaţii, cooperative, notariate ş.a. au fost prelucrate în cadrul aceluiaşi inventar arhivistic, fără a fi separate pe fonduri arhivistice. În momentul de faţă un astfel de exemplu îl găsim la Primăria comunei Pojejena, în depozitul de arhivă al acesteia putând fi întâlnite documente create de către: Primăria comunei Pojejena, Primăria comunei Belobreşca, Primăria comunei Şuşca, Notariatul Cercual Pojejena de Sus, Cooperativa de Consum Pojejena, Cooperativa de Consum Belobreşca, Cooperativa Agricolă de Producţie Pojejena, Cooperativa Agricolă de Producţie Belobreşca, Cooperativa Agricolă de Producţie Radimna şi Cooperativa Agricolă de Producţie Şuşca.

       Pentru rezolvarea deficienţelor legate de documentele create şi deţinute de către unităţile administraţiei publice locale de pe raza judeţului Caraş-Severin este nevoie de o dublă abordare, pe de o parte trebuie rezolvată problema documentelor din depozitele de arhivă, unele datând din prima jumătate a secolului al XX-lea, pe linia fondării, a ordonării, a selecţionării, a inventarierii şi a predării la Serviciul Judeţean Caraş-Severin al Arhivelor Naţionale, iar pe de cealaltă parte trebuie avută în vedere şi arhiva curentă, cea creată în ultimii ani, care trebuie prelucrată arhivistic  (dosarele trebuie să fie constituite în funcţie de problematică şi de termenele de păstrare, legate, numerotate şi certificate, inventarele trebuie să fie realizate separat pe direcţii/servicii/compartimente/birouri şi, în cadrul acestora, pe ani şi pe termene de păstrare, iar predarea la depozitul de arhivă trebuie să fie făcută în al doilea an de la crearea documentelor în baza inventarelor arhivistice şi ale proceselor verbale de predare preluare).

       Un alt aspect important este cel al specializării personalului unităţilor administrativ teritoriale în domeniul activităţilor arhivistice. Cu câteva excepţii întâlnite la nivelul urban, unde sunt desemnate persoane responsabile de arhivă – arhivari, în cea mai mare parte din unităţile administraţiei publice locale atribuţiile de arhivar sunt exercitate de către persoane cu responsabilităţi de arhivă. La aceasta se adaugă şi dinamica de personal, de multe ori o persoană formată în domeniul arhivistic primind alte însărcinări sau părăsind primăria.

       Trebuie semnalat şi faptul că prelucrarea arhivistică a documentelor nu este realizată an de an, astfel, se ajunge ca unitatea administrativ teritorială să deţină arhiva pe 10 sau chiar 20 de ani neprelucrată şi fără evidenţe, fiind mult mai dificil ca dosarele să nu fie constituite, iar documentele să nu fie ordonate şi inventariate chiar de către cei care le-au creat şi care le cunoşteau foarte bine.

       În concluzie, apreciem că realizarea evidenţei documentelor la nivelul arhivei unităţilor administrativ teritoriale de pe raza judeţului Caraş-Severin este o condiţie sine qua non pentru desfăşurarea în bune condiţii a activităţii acestora. Astfel, vor putea fi utilizate informaţii despre perioada Marelui Război, criza economică dintre anii 1929-1933, a doua conflagraţie mondială, perioada legionară, instaurarea regimului comunist, deportarea din Basarabia şi Bucovina, a germanilor în URSS, a ţiganilor în Transnistria sau a chiaburilor în Bărăgan, electrificarea satelor, intrarea în întovărăşirile agricole, zootehnice sau pomicole, înfiinţarea şi funcţionarea GAC-urilor şi a CAP-urilor, reformele agrare din 1921 şi din 1945, cotele obligatorii sau agricultura în comunism.

 ŞEF SERVICIU

Dr. ROŞU LAURENŢIU OVIDIU